ماذا نعني بقاعدة البيانات ؟
ورد في الدروس السابقة مصطلح قاعدة البيانات ، فماذا يعني هذا المصطلح؟ قاعدة البيانات هي الملفات الرئيسية والتاريخية والمرجعية ، وعدد ومحتويات هذه الملفات تختلف من شركة لأخرى بناءا على عوامل منها: نوع الموردين،نوع المتعاملين مع المؤسسة، نوع التقارير الإدارية المطلوبة ، درجة الإعتماد على الحاسوب...الخ. ومن أمثلة هذه الملفات ، ملف أوامر الشراء والذي يحتوي على أوامرالشراء الصادرة والتي لم يتم سدادها بعد ، وفي ظل النظام الآلي فإن بيانات أوامر الشراء يتم تخزينها في وسيط ممغنظط وترتب هذه البيانات وفقا لرقم أمر الشراء ويحتوي كل سجل على بيانات مثل الكمية المطلوبة، سعر الشراء الموقع ، رقم الحساب...الخ. وكذلك الملف الرئيسي للموردين: هذا الملف يتم فيه تحديد اسم المورد، عنوان ارسال الشيكات إليه، المبلغ المستحق لكل مورد. ومن المهم الاحتفاظ ببيانات هذا الملف المستحدثة بالمشتريات الآجلة وكذلك التسديدات التي تمت ، ويجب أثناء تشغيل بيانات الموردين إدخال التعديلات الجديدة على هذا الملف كتغيير العنوان وإضلفة سجلات جديدة